maior.co.il
כשהאקסל עובד במקומך...
בין אם אתם משתמשים באקסל
לצרכים פרטיים או לצרכי עבודה,
בין אם רמת המיומנות שלכם באקסל
גבוהה, ממוצעת או בסיסית ביותר,
סביר להניח שאתם עובדים קשה
כדי לגרום לו להפיק את התוצר הרצוי.
הידעתם שבהשקעה מזערית,
ניתן לחסוך שעות רבות
של עבודה טכנית ומיותרת?
שניתן בלחיצת כפתור
להפיק ולרענן דוחות
שעד כה צרכו זמן יקר להפקה ועיבוד?
איך זה קורה?
באקסלנטי, מתכנתים את האקסל
כדי שיעבוד במקומכם…
רותמים את העוצמה שיש בכלי האדיר הזה,
כדי שהאקסל יכתוב בעצמו
נתונים ונוסחאות,
יעצב דוחות, יטפל בקבצים,
ויבצע מגוון רחב של פעולות עבורכם.
בזמן שיתפנה לכם
כשהאקסל יעבוד במקומכם,
תוכלו להתמקד
בדברים שחשובים לכם באמת,
בין אם זה תכנון המשך פיתוח העסק,
או זמן איכות עם המשפחה…
כשהאקסל עובד במקומך בבית
אוקיי, האקסל לא יבשל וגם לא יעבוד בגינה :-), אבל הוא כן ישאיר לכם יותר זמן לעשות את הדברים האלה – אם הוא יהיה בנוי בצורה יעילה יותר וישתמש בפונקציות מתקדמות ובתכנות בהתאמה אישית.
אם אתם משתמשים באקסל בבית, למשל – עוקבים אחרי ההוצאות שלכם שמגיעות בקבצים שונים מהבנק, מחברות האשראי וכו' – סביר להניח שאתם מוסיפים לקבצים האלו מידע בהקלדה, מעתיקים ומדביקים נתונים מגיליון לגיליון, מוחקים עמודות או נתונים מיותרים, מעצבים את הגיליון כך שמה שחשוב לכם יבלוט, שומרים בשם חדש ועוד. כל אלו ויותר, ניתן לבצע באופן אוטומטי בלחיצת כפתור ובממשקי הקלדה נוחים.
כשהאקסל עובד במקומך בעסק
אם אתם משתמשים באקסל בעסק, סביר להניח שלפעמים יש טעויות בנתונים המוקלדים, ותוכלו להרוויח מבקרה תוך כדי הקלדה. למשל, האם מספר הטלפון שהוקלד הגיוני? האם הוא כבר קיים בבסיס הנתונים? האם הוזנו כל שדות החובה לגבי רשומה שהוקלדה? ועוד.
אולי אתם מבצעים פעולות חוזרות על עצמן מדי חודש או רבעון, כדי להפיק דו"ח במתכונת מסוימת. למשל, מסננים נתונים, בונים נוסחאות בדיקה, משווים נתונים בין תקופות, בין תכנון לביצוע ועוד…
חלק גדול מהדברים הללו (ואחרים) ניתנים לביצוע בלחיצת כפתור ולחסוך הרבה מאוד זמן וטעויות.
כשהאקסל הוא אפליקצייה
גם מי שמכיר אקסל ברמה גבוהה, לא תמיד מודע לכך שניתן לבנות אפליקציות מדהימות באקסל, יישומים בהתאמה אישית שנתפרים לצרכי המשתמש.
אם עדיין אין לכם תוכנה לניהול העסק, אולי זה בגלל שקניית תוכנה ייעודית לניהול עסק היא דבר יקר, וגם מחייב את החברה להתאים את עצמה לתוכנה, או להשקיע בפיתוחים פרטיים בעלויות גבוהות.
בפיתוח על בסיס אקסל, לעומת זאת, ניתן להתאים את היישום בדיוק לצרכי החברה: הקמת לקוחות, בניית הצעות מחיר ושמירתן, ניהול לידים, ניהול תזרים וחשבונות וכו' – הכל בהישג יד, במהירות ובקלות – וכמובן בעלויות נמוכות בהרבה.
מי ומה זה אקסלנטי?
אקסלנטי, בהנהלת אפרת גלנטי,
אקסלנטי, בהנהלת אפרת גלנטי,
היא ה-פתרון לכל נושא ניהול המידע שלכם,
בין אם מדובר במידע עסקי או פרטי…
נעים להכיר,
אני אפרת גלנטי, מתכנתת אקסל וכלכלנית מהשורה הראשונה, מעמידה לרשותכם כאן באקסלנטי שנים רבות של מומחיות, ידע וניסיון מקצועי בכל הקשור לניהול ולניתוח מידע.
הניסיון הרב שלי ככלכלנית וכמנהלת מערכות מידע (ERP) במפעלי תעשייה,
בצירוף הרקע העשיר בסטטיסטיקה, עומדים לשירותכם לטובת אפיון וניתוח מעמיק של צרכי המידע שלכם, ומתן מענה מדוייק – היוצר שדרוג דרמטי באיכות המידע שברשותכם.
המקצועיות והמומחיות באקסל, תוך שימוש בכלים המתקדמים ביותר בתחום (נוסחאות מתקדמות ותכנות מקרו VBA), תורמים לפתרונות חכמים ויעילים עבור ארגונים וחברות בסדר גודל קטן, בינוני וגדול – כמו גם עבור אנשים פרטיים.
בין אם מדובר בבניית דוחות אקסל ברמות מורכבות שונות, גיליונות חישוב למטרות מגוונות, או בניית מערכת ניהולית שלמה באקסל (מיני ERP), שביעות הרצון שלכם אצלנו באקסלנטי מובטחת.
השירות, הליווי והתמיכה הטכנית שאנחנו מקפידים עליהם, הם שם דבר בקרב לקוחותינו…
אז איך מתחילים?
בשלב ראשון, נתחיל מאפיון וניתוח מערך המידע הקיים, בין אם הוא בסיסי ביותר או מפותח ומגוון.
בהמשך, נזהה ביחד את הצרכים והשינויים שאתם מעוניינים בהם, ואז, מגיע השלב שהוא ה Game Changer: נציע שיפורים והתייעלות בניהול המידע, שסביר להניח שבגלל העומס הטכני של השיטה הקיימת, לא דמיינתם אפילו שניתן להגיע אליהם…
כתוצאה מהתהליך הזה:
♦ יתפנה לכם זמן יקר, שתוכלו להקדיש אותו לדברים שחשובים לכם באמת…
♦ יתגלה לכם מידע רב ערך, שהיה מוסתר בנתונים שלכם, וכעת יהיה נגיש לצורך קבלת החלטות אפקטיבית יותר.
קראו להלן מכתבי תודה של לקוחות מרוצים:
בעלי עסקים ומשתמשי אקסל ברמות מיומנות שונות,
שכולם הפיקו תועלת רבה בזכות השירות שקיבלו באקסלנטי.
לקוחות מספרים
"קוראים לי גיא ויש לי עסק לצביעת דירות בתל אביב.
בהתחלה לא הבנתי שאני צריך את אקסלנטי.
הייתי מנהל את העסק בצורה ידנית, מוציא חשבוניות ומנהל רשימות, דבר שלקח זמן רב.
פניתי לאקסלנטי כדי שיעזרו לי לבנות מערכת לניהול העסק בצורה יעילה יותר.
אפרת בנתה לי מערכת שעוקבת אחר לקוחות ועבודות,
עוזרת לי בניהול הכספים, בניהול הביצוע ועוד הרבה.
הצעות המחיר מופקות אוטומטית מתוך המערכת ונשלחות ללקוח בקלות רבה.
מאז שהתחלתי להשתמש בתוכנת האקסל שהיא בנתה במיוחד בשבילי,
אני חוסך זמן כל יום בניהול העסק,
ומקבל תמונה ברורה ומלאה של מה קורה בכל רגע נתון,
מי חייב לי כסף ואפילו תובנות סטטיסטיות לעסק שלי.
כאמור - ממליץ בחום לכל בעל עסק קטן שרוצה לקחת את עצמו ברצינות."
גיא מספר גם שהוא מחכה שיצטברו נתונים במערכת, כדי שיוכל לנתח מגמות ארוכות טווח, מכיוון שלא היו לו נתונים ממוחשבים קודם. אם יש לכם נתונים קיימים, אפשר להעלות אותם למערכת החדשה בלחיצת כפתור - ואז לנתח ברצף גם את נתוני העבר: לקוחות, עסקאות וכו'
"אני נועם, מאמן כושר אישי,
משתמש כבד באקסל עבור תכניות אימון למתאמנים שלי.
חסכת לי שעות על גבי שעות כל שבוע!
האוטומציה שיצרת לי בדוחות המעקב אחר המתאמנים
חוסכת לי עבודה רובוטית, מונוטונית ומשעממת - שהייתי צריך לעשות בעצמי כל שבוע.
עכשיו כשתוכנה דואגת לכל הפן הלוגיסטי של תכניות האימון
(שכפול, הצגת נתונים לפי בחירה, ניקוי נתונים ישנים שכבר לא רלוונטיים ועוד)
כל שנותר לי הוא בניית התכניות עצמן.
אני עושה זאת בקלות רבה הרבה יותר,
מאחר ואני לא מתבזבז לפני כן ב- 4 שעות של "העתק הדבק" רובוטי...
השעות שהתפנו לי כל שבוע,
משמשות אותי להמשך התמקצעות בתחומי ואני מרגיש שהיעילות שלי הוכפלה.
לסיכום, תודה"
נועם הוא מאלה שעולים בריצה במדרגות לקומה שביעית, רק כי הם יכולים 😊 אבל כשמדובר בניהול העסק שלו - אין ספק שהוא מעדיף את המעלית...
"אפרת נתנה פתרונות יעילים ופשוטים באמצעות האקסל, לעדכון נתוני אוכלוסייה בקיבוץ,
אין ספק שזה פתרון שלבד לא הייתי מצליחה להגיע אליו.
הפתרון הזה חוסך לי זמן רב,
וחשוב מזה - עוזר מאוד בדיוק ומניעת טעויות.
ממליצה מאוד!!
האקסל נגיש בכל מחשב וזה יתרונו למתן פתרונות כאלו."
אז מה שועה קיבלה? מערכת שבודקת את הנתונים בקובץ שנשלף מתוכנת האוכלוסייה. המערכת מזהה מי נוסף ומי נגרע (ניתן להשוות למועדי עדכון שונים), בנוסף מתבצעות בדיקות לוגיות שמזהות אם יש מספרי ת"ז או מספרי טלפון שחשודים כשגויים, אם יש חשש שבעת שכפול רשומה קיימת לרשומה חדשה (כולנו מנסים לחסוך זמן 😊), משהו מהפרטים לא עודכן, למשל כשמישהו ממשפחה א' רשום בכתובת של משפחה ב' ועוד.
"בעבר הייתי מגיש הצעות מחיר ללקוחות בכתב יד,
או שהייתי מתקשקש המון זמן להקליד אותן ב WORD.
היום אני בונה באקסל הצעות מחיר ממוחשבות ומעוצבות - באפס מאמץ... "
בנוסף למנוע הרגיל של הצעות מחיר, שמוביל מגיליון תמחור ידידותי למשתמש למסמך מעוצב עבור הלקוח, אם יש לכם כמה פורמטים של הצעות מחיר דומות, שרק צריך לבצע שינויים קטנים בין לקוח ללקוח, יש עוד קיצורי דרך שתוכלו ליהנות מהם. שני הסוגים נבנים במהירות: סטנדרטי במהירות האור, ומורכב במהירות הקול 😊
שמי אורנה, ואני משתמשת באקסל באופן יומיומי במסגרת עבודתי.
אני מקבלת מגוון של קבצי נתונים שמגיעים בפורמטים שונים ועם הרבה מידע מיותר לצרכים שלי,
וצריכה "לנקות" אותם, ולהפיק מהם מידע בחתכים שרלוונטיים לי.
למדתי לתכנת קצת בעצמי, כדי לייעל ולחסוך את העבודה הטכנית שלפני הפקת הדוחות שלי.
התכנות חוסך ים של זמן בעת העבודה השוטפת,
(לדוגמא, דוח שבעבר היה לוקח 3 שעות חודשיות וכעת מושלם ב-3 דקות בלבד),
אך גם גוזל זמן - שאין לי בטווח הקצר לצורך כתיבת תכנית האוטומציה.
כאן נכנסת לתמונה אפרת מאקסלנטי,
שתומכת בי ועוזרת לי להוציא לפועל את הרעיונות לשיפור ושדרוג.
אפרת כותבת קודים לפעולות המורכבות יותר, אותם אני מצרפת לתכניות שלי.
פניתי אליה כבר מספר פעמים בבקשות שונות,
ותמיד אפרת מצאה לי פתרונות יצירתיים, בצורה מקצועית, מהירה ואדיבה.
אין לי ספק שאמשיך להיעזר בה גם בעתיד.
אורנה היא משתמשת אקסל ברמה גבוהה מאוד, אבל גם היא - כמו רבים מאתנו - מתקשה למצוא זמן "להשחיז את הגרזן" (חפשו בגוגל את הסיפור על חוטב העצים, אם אינכם מכירים...) כאשר אתם פונים לאקסלנטי, ניתן לאמר שאבן המשחזת מגיעה אליכם 😊
"תודה רבה לך אפרת, על המענה המהיר והאירגון היעיל בטבלאות האקסל.
שידרגת את היכולת שלי לראות במבט אחד מה דורש טיפול ועדכון לצוות המתנדבים.
עזרת לי לא ללכת לאיבוד בין כל מיני פיתקאות ותיזכורות.
קיצרת לי את זמני הטיפול בשינויים ושיפרת בדרכך את תפקודי.
כאמור, כולנו מרוצים - אני והצוות שלי"
מה זה צוות "מה נשמע"? מתנדבים מסורים, שכשיש מצב חירום כלשהו ביישוב, כל אחד מהם אחראי על קבוצה של משפחות שהוא מתעניין בשלומן ובודק אם נדרשת עזרה כלשהי. טבלאות האקסל מתבססות על נתוני האוכלוסייה הבדוקים שמדברת עליהם שועה, אך מונגשות למתנדבים באופן שרק המידע הרלוונטי עבורם זמין להם.
מה זה Excel-VBA?
שפת התכנות VBA (Visual Basic for Applications) היא שפת התכנות המוטמעת ביישומי Microsoft Office, ומאפשרת לתכנת אותם – במיוחד את האקסל, לפי דרישות המשתמש.
משתמשי אקסל מיומנים מכירים בדרך כלל את "קצה הקרחון" של ה VBA, בדמות הקלטות מקרו.
הקלטות מקרו מאפשרות יעילות מסויימת בעיבוד קבצי אקסל, ע"י הקלטת רצף פעולות קבוע שהמשתמש מבצע באקסל, ושימוש בו לביצוע חוזר. למשל – להוסיף בקובץ נתונים שורת כותרות מעוצבת, לאפס נתונים בקובץ ועוד. אבל, מנוע ההקלטות מוגבל יחסית, מייצר קוד מסורבל וקשה לתחזוקה.
התכנות הגמיש ב VBA, לעומת זאת, יודע לבצע מגוון רחב הרבה יותר של פעולות. למעשה, המגוון כמעט אינסופי… ניתן ליצור טפסי קליטת נתונים, כפתורי הפעלה של פונקציות שונות, פעולות כמו יצירת נתונים, טיפול בקבצים, כתיבת נוסחאות, עיצוב מותנה, לולאות שמבצעות פעולות כל עוד מתקיימים תנאים שהוגדרו ועוד.
דוגמאות ליישומי Excel-VBA
♦ בניית גיליונות חישוב מסוגים שונים: תמחיר, רווחיות, העמסת עלויות ועוד, כולל אופציה לשמירה ו/או איפוס נתונים שהמשתמש "משחק" בהם, העברת הנתונים מפורמט של טופס קליטה לפורמט של בסיס נתונים ועוד.
♦ בניית דוחות בקרה ומעקב בחתכים שונים כמו תקופות זמן, סוגי הוצאה, לקוחות, מוצרים ועוד, כולל גרפים ו DashBoards
♦ בניית מימשקי הקלדה נוחים להקמת לקוחות, הצעות מחיר, הזמנות לקוח, תהליכי עבודה וכו', כולל מנגנוני בקרה לזיהוי כפילויות, נתונים בפורמט שחשוד כשגוי, הגדרת שדות חובה – באופן קבוע או משתנה לפי בדיקות לוגיות ועוד.
♦ בניית הצעות מחיר מעוצבות ללקוח (או כל מסמך אחר שתרצו להפיק) בפורמט PDF, על בסיס פורמט הקלדה פשוט באקסל, כולל אופציה לבחירת סל מפרטים מתוך רשימות מותאמות אישית.
♦ בניית קיצורי דרך להפקת דוחות חוזרים באקסל (ביטול הצורך בעבודה טכנית/ "עבודה שחורה"), כולל רענון הנתונים מתוכנות חיצוניות, סינון, ניקוי "רעשים", עיצוב כותרות, הוספת נוסחאות בקרה אוטומטיות, שמירה לקבצים ועוד.
♦ בניית תוכנה כללית לניהול העסק (מיני ERP), כולל ניהול לקוחות, הזמנות, מעקב סטטוסים של עבודות, ניהול הכנסות והוצאות וכמובן – דוחות מנהלים.
